231. Organismo di vigilanza: obbligatorio

Gesta Papers n. 35 del 20 Luglio 2010

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 231. Organismo di vigilanza: obbligatorio

 di Irene Semplici e Annalisa Baracco

Una delle colonne portanti di un Modello Organizzativo 231 è rappresentato dall’Organismo di Vigilanza (di seguito OdV), ovvero quell’organo interno all’ente che deve vigilare sulla corretta e puntuale applicazione del Modello.

L’art. 6 del D.lg. n. 231 prevede, infatti, che l’ente possa essere esonerato dalla responsabilità amministrativa conseguente alla commissione dei reati tassativamente indicati, se l’organo dirigente – prima della commissione del reato – ha, fra l’altro: a) adottato modelli di organizzazione, gestione e controllo idonei a prevenire i reati considerati; b) affidato il compito di vigilare sul funzionamento e l’osservanza del modello e di curarne l’aggiornamento ad un “organismo dell’ente dotato di autonomi poteri di iniziativa e controllo”.

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Ai sensi del D.Lgs. 231/01 (art. 6, comma 1, lett. a) e b) la costituzione di un Organismo di Vigilanza deputato al monitoraggio della corretta applicazione del modello organizzativo e dei principi etici statuiti, costituisce presupposto inderogabile per il carattere di “esimente della responsabilità” attribuito al modello stesso.

Le attività che l’Organismo è chiamato ad assolvere, possono così schematizzarsi:

  1.  disamina in merito all’adeguatezza del modello, ossia della sua reale (e non meramente formale) capacità di prevenire i comportamenti vietati;
  2. vigilanza sull’effettività del modello, che si sostanzia nella verifica della coerenza tra i comportamenti concreti ed il modello istituito;
  3. analisi circa il mantenimento nel tempo dei requisiti di solidità e funzionalità del modello;
  4. cura del necessario aggiornamento del modello, nell’ipotesi in cui le analisi operate rendano necessario effettuare correzioni, integrazioni ed adeguamenti
  5. accertamento a posteriori di eventuali cause che hanno reso possibile la commissione di reati.

La posizione dell’OdV nell’ambito dell’ente deve garantire l’autonomia dell’iniziativa di controllo da ogni forma d’interferenza e di condizionamento da parte di qualunque componente dell’ente (e in particolare dei soggetti apicali).

Per garantire la necessaria autonomia di iniziativa e l’indipendenza è indispensabile che all’OdV non siano attribuiti compiti operativi che, rendendolo partecipe di decisioni ed attività operative, ne minerebbero l’obiettività di giudizio nel momento delle verifiche sui comportamenti e sul Modello.

Nel Modello organizzativo deve inoltre essere specificato che le attività poste in essere dall’Organismo – secondo quanto stabilito del Modello – non possano essere sindacate da alcun altro organismo o struttura aziendale.

In particolare, l’Organismo deve avere libero accesso presso tutte le funzioni della Società – senza necessità di alcun consenso preventivo – onde ottenere ogni informazione o dato ritenuto necessario per lo svolgimento dei suoi compiti.

Secondo le Linee Guida Confindustria i) i requisiti di autonomia e indipendenza richiedono: l’inserimento dell’Organismo di Vigilanza “come unità di staff in una posizione gerarchica la più elevata possibile”, la previsione di un “riporto” dell’Organismo di Vigilanza al massimo vertice operativo dell’Ente, l’assenza, in capo all’Organismo di Vigilanza, di compiti operativi che – rendendolo partecipe di decisioni e attività operative – ne metterebbero a repentaglio l’obiettività di giudizio; ii) il connotato della professionalità deve essere riferito al “bagaglio di strumenti e tecniche” necessarie per svolgere efficacemente l’attività di Organismo di Vigilanza; iii) la continuità di azione, che garantisce un’efficace e costante attuazione del modello organizzativo ex D. Lgs. 231/2001 particolarmente articolato e complesso nelle aziende di grandi e medie dimensioni, è favorita dalla presenza di una struttura dedicata esclusivamente e a tempo pieno all’attività di vigilanza del modello e “priva di mansioni operative che possano portarla ad assumere decisioni con effetti economici-finanziari”.

Si propongono di seguito alcune possibili opzioni possibili per l’ente da adottare al fine di individuare i componenti dell’OdV:

a)   attribuzione del ruolo di organismo di vigilanza alla funzione di internal auditing, ove esistente;

b)  creazione di un organismo ad hoc, a composizione monosoggettiva o plurisoggettiva, costituito, in quest’ultimo caso, da soggetti dell’ente (es. responsabile dell’internal audit, della funzione legale e/o amministratore non esecutivo e/o indipendente e/o sindaco) e/o da soggetti esterni (es. consulenti, esperti, ecc.);

c)  per gli enti di piccole dimensioni, attribuzione del ruolo di organismo di vigilanza all’organo dirigente.

Gesta Sas di Renato Goretta & C. è a disposizione per ogni chiarimento in merito.

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